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●導入前の課題

これまで、様々な自社システムを利用していましたが、システムが属人化していましたし、そもそも複雑だったので、それを後任に引き継ぐことに不安を抱えていました。また、引き継ぎへの時間、労力、コスト面を見ても社内だけでは厳しい状況でした。

●導入したきっかけ

給与システムのパッケージはよく見かけるが、賞与や昇給といったシステムは、該当するものがなかった。１からのオリジナルシステムの構築となった時点で、アウトソーシングによる開発・運用・メンテナンスを任せられる会社を探す事にして、弊社では専門的知識がなくとも運用が回り、操作するだけの環境にする必要があった。システム会社を選ぶ基準として一番重要視したのが「地元の企業であること」です。
これはシステム会社に対して、タイムリーに相談に乗ってもらいたかったため設けた基準です。そこで、地元企業であり、尚且つ、以前からお付き合いのあったMSIさんも候補に上げさせていただきました。

●導入するに至った決め手

実は3社ほど競合があり、それぞれの会社に見積もりを提出していただき、弊社としても、システムの概略を説明させていただきました。しかし、その上でシステムのベースが出来上がっていた会社はほとんどありませんでした。
MSIさんは他社での導入実績があり、打合せの中で実例や提案内容を聞いて決めました。
他社と違い、実績があったのが大きな要因となりましたね。システムの設計についてもわかりやすく説明していただけましたので、非常にイメージがつきやすかったのを覚えています。

●苦労した点

システム開発当初は仕様書が一枚もない状態からのスタートでした。システムの設計情報を、果たして細かなところまでMSIさんに伝えることができるのか心配でした。
そして設計打合せが始まったわけですが、MSIの梶西さんと二人三脚で一緒にシステムフローを作り、旧システムのプログラムを一本調べながら、機能を整理していきました。本当に、専属してこのシステムが属人的していたので、正直こんな短期間に出来上がるとは想定もしていませんでした。特に一番心配していたのが、自社独自の考えやルールが様々な形で網羅されるのか、という点でした。
しかし、その点もしっかりと対応していただき、結果的には経営者層にも喜んで使ってもらえるようなシステムになりました。二人で夜中までかかっても根気よくシステム構想に検討を重ね、苦労した分出来あがった時は高揚しましたね。

●導入後の効果

今回、システム導入における一番の効果は、システム関係の専門職員を採用しなくても、アウトソーシングで会社のシステムが十分に回っているということです。また、システムの操作が簡単になり、誰でもそのシステムを用いた業務を引き継げるようにもなりました。また、これからの運用、メンテナンスの部分も当然、MSIさんに任せておりますので、安心してシステムを利用させていただいております。
さらには、会議の時間が大幅に削減されたという効果もあります。システム導入前にはかなりかかっていた会議時間も、大幅に軽減されました。それが、今では定時で終われるようになりました。これは、いくつもあった検討資料が１枚にまとめられ、表が見やすくて使いやすくなったことが大きな要因と考えられます。また、会議する側が進行にしても、評定の内容も然り、人の動きに沿って検討しやすいものになったからでしょう。費用対効果に於いても１年でIT投資額を償却できました。

●システム概要

EXCEL等での各情報をシステムへ取込み、画面の番号に従って、ボタンをクリックしていくと賞与（昇給）計算を実行し、各種帳票が都度生成されていく。シュミレーション機能も搭載しているので、繰り返し実行を可能にしている。　また、イレギュラーな対処には補正機能が搭載されている為、評価や金額の変更にも柔軟に対応。

・賞与システム

各店舗から上がってくる評点と売上実績を元に、評定会議資料とシュミレーション表（想定賞与総額）を自動生成する。経営幹部により評定会議で検討した結果を反映させ、賞与額を算出。
情報は給与システムへもフィードバックする。正社員と算出方法が異なる中途社員、嘱託社員、パート社員もそれぞれの算出方式によって、賞与明細額の算出を可能としている。

・昇給システム

夏季及び冬季賞与から昇給データを生成、賞与と同様に評定会議資料とシュミレーション表（想定昇給総額）を自動生成する。経営幹部により評定会議で検討した結果を反映させ、昇給額を算出。情報は給与システムへもフィードバックする。昇降格に加え、定期昇給、ベアUP機能も搭載。雇用保険、厚生年金、退職金までも自動計算し、昇給明細・昇給辞令まで印字を可能にしている。

社名：トヨタカローラ山形株式会社
本社：山形県山形市南一番町1-15
設立：昭和37年10月22日
資本金：8,000万円
社員数：506名（2010.9）
URL：http://toyota-dealers.jp/32501/

平成18年10月に施工し、発電所としての工事完了、国の許可を得て発電を開始。特に、日中の発電状況、太陽光発電の仕組み、当太陽光発電によるCO2削減量、火力発電の場合の石油換算量、蛍光灯40Ｗ換算での発電量など、南一番町店ショールームに42インチ専用プラズマＴＶにて常時表示し、お客さまに情報提供を行っている。（本社2階壁面に監視用32インチモニターＴＶ、第一応接室内に同じく発電量記録用パソコンを設置、発電状況を監視、発電量の記録、気候状況の記録を行っている。）

平成20年12月に全国でも珍しい「廃油ボイラーによる無散化水消雪設備」を導入、従来有償廃棄処分としていた「廃油」（引取エンジンオイル）を燃料として再利用している。中でも、原油高騰もあり一歩先んじた地球環境にやさしい共存エネルギーの採用と導入を社会的責任として考慮する必然性を鑑み、二酸化炭素削減に有効な新エネルギー導入等をはじめ、取り組み可能な事項について、種々、社内にて検討。「床暖房温室ボイラー」の熱源を「Ａ重油」で運用していましたが、自店整備工場引取の「エンジンオイル」廃油を活用する米国製「廃油ボイラー」へ切換導入を図り、産業廃棄物として「廃油排出ゼロ化」を図ってる。